Politiques d’entreprise
Énoncé de politique de confidentialité
Gestion de capital Coerente s’engage à protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels de ses clients. GCC doit recueillir des renseignements personnels auprès de ses clients afin de s’acquitter de ses fonctions de gestion des placements et de se conformer à toutes les législations.
Le fait d’avoir des renseignements complets nous permet de nous assurer que nous atteignons les buts et les objectifs de placement de nos clients et que nous faisons des choix de placement qui conviennent à la situation particulière de chacun d’eux. L’énoncé ci-dessous décrit la façon dont Gestion de capital Coerente s’acquitte de cette obligation , ainsi que la manière dont nous protégeons vos informations personnelles et votre vie privée.
Quels renseignements recueillons-nous?
Les renseignements que nous recueillons dans le cadre de notre rôle de gestionnaire de placement comportent, sans s’y limiter, les éléments suivants : nom, adresse, date de naissance, citoyenneté, résidence, état matrimonial, situation financière, tolérance au risque, besoins de revenu, exposition politique, numéro d’assurance sociale, statuts constitutifs, statut d’initié, avoirs actuels, dettes impayées et coordonnées.
Nous demandons ces renseignements au moyen de nos formulaires de connaissance de la clientèle et d’évaluation des risques et lors de rencontres et de conversations téléphoniques.
À moins d’avis contraire, en nous fournissant vos renseignements personnels, vous avez consenti à leur collecte, à leur utilisation et à leur divulgation.
Pourquoi les recueillons-nous ?
GCC ne collecte pas de renseignements qui ne se rapportent pas exclusivement à nos fonctions de gestion de placement et à nos exigences réglementaires.
Les renseignements recueillis nous permettent de prendre des décisions de placement éclairées afin de nous aider à nous acquitter de notre devoir de gestion de placement envers vous et pour assurer la pertinence des choix de placement que nous faisons en votre nom.
De plus, l’information est utilisée pour répondre à tout besoin de collecte de données nécessaires pour l’ouverture ou la tenue d’un compte auprès du dépositaire, l’exécution d’un type particulier d’opération, comme une action corporative ou un recours collectif sur une position détenue, ou le respect de toute exigence législative.
De quelle façon les protégeons-nous ?
GCC prend au sérieux la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels. GCC met en œuvre plusieurs niveaux de sécurité pour veiller à ce que vos renseignements demeurent confidentiels et protégés.
Le premier niveau de protection au sein de GCC passe par notre personnel. Tous nos employés sont responsables de la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils peuvent avoir accès. Comme condition d’emploi à GCC, chaque employé signe une entente de confidentialité chaque année pour s’assurer qu’il est au courant de ses responsabilités personnelles envers nos clients et leurs renseignements.
Chaque employé examine régulièrement notre politique et nos procédures et est tenu informé des changements apportés à la politique de conformité à mesure qu’ils surviennent. Nous conservons vos renseignements personnels en format physique et électronique.
Les dossiers physiques sont verrouillés pendant les heures de travail et l’accès au bureau est limité. L’accès aux dossiers physiques est limité aux employés qui ont besoin d’y accéder pour s’acquitter des fonctions de GCC à titre de gestionnaire de placement en votre nom.
Les fichiers électroniques sont également limités aux utilisateurs qui doivent y avoir accès à des fins précises. Nous avons mis en place diverses solutions matérielles et logicielles pour protéger et surveiller nos données contre les intrusions extérieures, et toutes les données stockées hors site se trouvent dans un endroit sécurisé. Nous sauvegardons toutes nos données plusieurs fois par jour. Tout matériel physique est entreposé dans un endroit verrouillé en dehors des heures de bureau.
Mise à jour de vos renseignements
La capacité de GCC de fournir des services de gestion de placement adaptés à vos besoins et à vos objectifs particuliers est limitée par l’exactitude des données que nous avons recueillies auprès de vous.
Tout événement qui change votre vie, tout changement dans vos objectifs financiers ou tout autre changement dans les renseignements recueillis doivent être transmis à votre gestionnaire de placement afin que nous puissions veiller à ce que vos portefeuilles correspondent à vos objectifs et à vos besoins en matière de placement.
De plus, vous avez le droit de corriger toute donnée que vous jugez incorrecte et que nous pourrions détenir et nous vous encourageons à nous fournir les informations les plus précises chaque fois qu’elles sont disponibles ou au fur et à mesure.
Conservation et élimination de vos renseignements personnels
Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps qu’il est utile d’exercer nos fonctions de gestionnaire de placement, ou comme l’exige la loi.
Tout dossier physique est détruit sur place par un service de déchiquetage privé.
Tous les supports électroniques sont détruits par un service d’élimination privé qui fournit un mécanisme de vérification de leur destruction.
Tout autre matériel informatique est détruit de façon à ce qu’on ne puisse jamais y obtenir de renseignements avant son élimination.
Vos informations personnelles – Droits et demandes
Droit de retrait du consentement :
Vos informations personnelles n’appartiennent qu’à vous. Lors de vos interactions avec CCM, vous nous fournissez des informations afin que nous puissions remplir notre relation de gestionnaire de portefeuille avec vous. À tout moment, vous pouvez retirer ce consentement, mais cela limitera potentiellement, voire restreindra, notre capacité à exercer nos fonctions dans le cadre de la relation que vous avez nouée avec CCM.
Droit de refuser de partager des informations personnelles avec des tiers :
CCM ne partage vos informations personnelles avec aucun tiers, à l’exception de votre dépositaire (avec lequel vous entretenez une relation directe), des courtiers, des procurations et de tout organisme gouvernemental à leur demande. Vous pouvez également retirer votre consentement pour partager des informations avec nos tiers, mais cela peut affecter notre capacité à vous servir en tant que gestionnaires de portefeuille.
Droit d’accès à vos informations :
Vous avez le droit d’accéder aux informations que nous détenons à votre sujet. Pour accéder à ces informations, vous pouvez contacter votre gestionnaire de portefeuille et faire une demande, et nous vous fournirons les informations en temps opportun.
GCC a désigné le chef de la conformité comme responsable de la protection des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de la formation des employés sur nos politiques en cette matière et de la surveillance du respect de nos engagements en matière de protection des renseignements personnels.
Si vous avez des questions ou des préoccupations d’ordre général, nous vous demandons de communiquer directement avec lui au 514-360-7940.
Un client qui souhaite examiner ses renseignements personnels en notre possession doit envoyer une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion de capital Coerente à l’adresse suivante :
Responsable de la protection des renseignements personnels de Gestion de capital Coerente
630 boulevard René-Lévesque Ouest
Bureau 2860
Montréal (Québec)
H3B 1S6